Visual Basic for Applications (VBA) ist eine Programmiersprache für Microsoft Office Programme und basiert auf dem BASIC-Dialekt Visual Basic (VB). Hauptziel von VBA ist die Kontrolle der Ablaufsteuerung und wird am häufigsten für die Erweiterung und Steuerung von Microsoft Excel verwendet.

Viele Benutzer verwenden alltäglich Microsoft Excel für Routinearbeiten wie Datenverwaltung, Organisation und der Erstellung von Diagrammen oder Statistiken. Diese Arbeiten können durch VBA Erweiterungen deutlich beschleunigt oder vollständig automatisiert werden. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren und die eigenen Ressourcen besser zu nutzen.

Um sich einen besseren Eindruck von den Möglichkeiten von VBA Erweiterungen für Excel machen zu können, finden Sie im weiteren Verlauf verschiedene Beispiele.

Beispiel 1: Erstellung einer Datenbank aus verschiedenen Dateien.

Heutzutage ist eine zentrale Datenbank für viele Unternehmen bzw. Arbeitsgruppen unerlässlich. Das Problem ist meistens, dass alle einzelnen Datensätze zu einer Datenbank zusammengefügt werden müssen. Das kostet Zeit, da viele Datenbanken mehrere tausend Datensätze umfassen.

Die Erstellung und Verwaltung einer Datenbank aus mehreren Einzeldateien lässt sich mit Hilfe von Excel VBA Makros problemlos realisieren. Dafür greift das Programm auf die vom Benutzer ausgewählten Dateien zu, liest den definierten Bereich aus und kopiert diesen in die Datenbank.

Alle Daten sind somit an einen zentralen Ort gesammelt.

Beispiel 2: Erstellung und Speicherung einer PDF-Datei.

Die Erstellung und Speicherung verschiedener Dokumente (zum Beispiel Rechnungen, Protokolle, etc.) im allgemein gültigen PDF-Format ist für viele der weiterführende Schritt nach der Erstellung einer Datenbank. 

Das Programm fügt aus einer Datenbank alle relevanten Daten zusammen und speichert das Dokument als PDF-Datei ab. Der Name der neu erstellten Datei kann dabei automatisch angepasst werden. Ein geläufiger Prozess ist zum Beispiel die Erstellung von Rechnungen mit automatisierter Vergabe der Rechnungsnummer und Verwendung des Kundennamen. Soll die Rechnung anschliessend direkt zum Kunden verschickt werden, kann dies ebenfalls via VBA umgesetzt werden.

Beispiel 3: Automatische Visualisierung verschiedener Datensätze in einem Diagramm.

Ebenfalls ein wichtiger Punkt für viele Unternehmen ist die Visualisierung verschiedener Datensätze für Präsentationen bzw. Kundengespräche. Durch die schnelle Erstellung von Diagrammen können Veränderungen einfacher implementiert und ohne nennenswerten Zeitverlust durchgeführt werden. Das steigert die Produktivität sowie die Flexibilität. Das Format der Diagramme (Balken, Linien, Punkte, etc.) wird an die Bedürfnisse angepasst. Jedes Detail der Darstellung (Schrift, Farbe, etc.) kann individuell angepasst werden.